2001/05/28 revised
このページは電子メールを使う上でのネチケットについてまとめた
Tips for E-Mail
(http://www.ed.kanazawa-u.ac.jp/~iwasaki/Tips/tips.html)
の特に重要な項目だけを抜きだしたものです。初めてご覧になる方は、まずは下の項目を一読してくださるだけで結構です。詳しい内容、あるいはリンクの注意等については上のページをご覧ください。
配布条件:「この文書は無保証である。この文書の複製・改変・再配布は、こ の配布条件を無変更で明示・継承するかぎり、自由である。」
岩崎宏 iwasaki@ed.kanazawa-u.ac.jp
メールソフトの設定が間違っていると、相手に迷惑をかけます。
初めてのメールなら、まず自分自身に出して、それに返信を出しましょう。ちゃ んと届きますか? もし届かないなら、あなた自身のメールアドレスがまちがっ ています。メールソフトの「メールアドレス」を設定する項目を確認しましょ う。
メールソフトには、メール本文の後に、更に文字の大きさや色など「装飾」情 報付の本文(HTML形式)を勝手につけるものがあります(出した本人にはわかり ません)。将来はともかく現状では、対応してないメールソフトも多いので嫌 われています。
メールソフトの設定のときに「HTML形式をつけない(TEXT形式で送る)」を選択 しましょう。
メールソフトによっては、HTML形式の問題や漢字が正しく表示されない問題を 持つものがあります。検索エンジン等を使って、あなたが使っているメールソ フトの設定方法を解説したページを捜して読んでおきましょう。
Subjectを付けるのを忘れないようにしましょう。 また、漢字(カタカナ、ひらがなを含む)を使うのは注意しましょう。
Subjectを付け忘れると、相手が読んでくれないこともあります。メールの内 容を1〜3語程度で要約したものを付けるように心掛けましょう。
Subject部分の漢字は「化ける」ことがたまにあります。相手が漢字の題名を 読める環境かどうか確信がないとき、あるいは初対面の人や同時に多くの人に 送るとき(メーリングリスト等)は、漢字を使用するのは慎みましょう。(もち ろん本文中では漢字は使えます)。また、いかなる場合でも「半角カナ」は使っ てはいけません。
一行が長いと読みづらいからです。
相手がどのようなメールソフトで読んでいるかわかりません。40字(「半角」 英数字だけなら80字)を超えたときに行を折り返さない(後半が隠れて見づらい) こともあるので、1行40字を越えないようにしましょう。
さらに、相手が返信するときの引用のしやすさも考えて、30字から35字程度で 改行するようにしましょう。引用部に引用符が付くので、それも含めて40字以 内にするためです。
なお、メールソフトによっては編集終了時に、適当な長さになるように自動的 に改行してくれるものもあります。自分のメールソフトがその機能を持ってい るか(自分宛てに出して)確かめておきましょう。
また、何行も文を続けるのは好ましくありません。5〜6行を目途に段落にまと め、段落と段落の間は一行空けると読み易いものとなります。このとき、段落 の最初の空白(字下げ)は必要ありません。
インターネットでの「半角カナ」の使用は禁じら れています。「半角カナ」は文字化けします。「全角」のカナを使うようにし ましょう。
特に、句読点や括弧などが「半角カナ」で辞書に登録されていることも多いの で、注意しましょう。(MS-IMEを使っている方は環境設定の「全角/半角」で 「常に全角に変換」を選択してください。)
(上の文で「半角」「全角」という言葉を使ってますが、これは印刷用語であ り、上のような使い方は不適切ですが、わかりやすさをとって使っています。)
メールに添付されているファイルを迂闊に開かない(迂闊にクリックしない)よ うにしましょう。ウィルスかもしれません(知人からのメールでも同じです)。 一旦ファイルにセーブして、ファイルの種類を確かめたり、ウィルス検知ソフ トなどを使ったりして、安全を確かめたうえで開きましょう。
画像などのファイルを添付するときは容量に気をつけましょう。大きすぎるファ イルを添付するのは相手や他の人の迷惑になります。(100Kバイト以下が目安 です)。プロバイダによっては大きすぎるメールは受けつけてもらえないこと もあります。
相手がどんなソフトウェアを使っているかわからないので、ワープロの文書や 表計算ソフトの出力ファイル(*.doc,*.xls)をそのままメールに添付せずに、 テキストファイル (*.txtや*.csv)に変換して送りましょう。これはマクロウィ ルス防止にもなります。ワープロ等の「名前を変えて保存」の欄でテキスト形 式を選んで保存すればテキストファイルができます。
更に、ファイルを添付するより、メールの本文中に直接文章をカットアンドペー スト等でコピーするほうが優れています。これだと、例えば音声装置でメール を「読む」目の不自由な方など、多くの人がメールを読むことができます。
必要なところだけを過不足なく。
議論と関係ない部分、あるいは全文を引用している人がいますが、これは読み 手に不快ですし論点が取りづらいです。その議論に関係する部分だけを引用す るようにしましょう。
基本としては段落を単位とするのがいいでしょう。必要であれば、内容や言葉 遣いの改変にならないかぎり、行の一部を取りだしたり改行位置を変えるなど の編集をしても構いません。
チェーンメール(chain mail)とは、数人の人へ全文の転送を要請するのメール のことです。「こんなおもしろいジョークあります。友達にもまわしてね。」 といった幸福のメール、「これと同じ文章を5人に送らないと不幸になる。」 という不幸のメール、「ある血液型を探しています。ほかの人にも聞いてくだ さい。」という助けてメールなどがあります。これらは連鎖的に広い範囲を転 送されていきます。
チェーンメールは禁止されています。
不幸のメールなど受けとる人の不快になるものを転送してはいけないのは当然 ですが、幸福のメールも転送してはいけません。不特定多数の人の迷惑になり ます。たとえば、忙しいときに何通も同じ冗談を書いたメールが来たらどう思 いますか。また、メールを受けとる側もコストを払うことも考えましょう。
助けてメールや重要な情報を含んだメールでもチェーンメールにしてはいけな い理由があります。
伝言ゲームのように途中でデマや間違いがはいってもわからないし、発信者が 内容の修正や取り消しをすることができないからです。あるいは、発信者のと ころに苦情のメールが殺到してコンピュータがダウンすることもありえます。
インターネットといっても人間の集りである以上、 悪意のある人もいます。自分の身を自分で守る知識が必要なのは、日常生活も インターネットも同じです。
コンピュータウィルスなどの情報が送られてくることがあります。しかし、肝 心の第一発信者や情報源が不明(あるいは曖昧)だったりします。こういうもの は大抵デマです。迂闊に信じないようにし、また、絶対に転送してはいけませ ん。ひとづてに伝わってきた情報の信頼性は低いことを肝に銘じてください。 情報は情報源に直接あたって確かめる習慣をつけましょう。
5人以上に同じメールを送らないとパケット料金を課金するという警告のメー ルが送られてくることがあります。これは不幸のメールと同じです。デマです から怖がる必要はないですし、絶対に転送してはいけません。
「メールで金持ちになる」「E-Mailサイドビジネス」といったマルチ商法まが いを勧誘するメールがくることもあります。騙されないようにしましょう。こ のようなメールが来ても無視しましょう。
勝手に送られてきた宣伝メールの中には「もし、迷惑なら『いらない』と書い たメールを送れ」と付けたものがありますが、無視しましょう。送ることは 「宣伝メールを読む人」のリストを集めたい相手の思うつぼです。
一度送ったメールを取り消すことはできません。
あなたはそのような意図ではないのに、相手が傷ついたり怒ったりすることが あります。文だけではニュアンスは正しく伝わらないからです。誤解を生む表 現や冗談は控えましょう。
相手の状況や生活環境がわからないままに、あなたの想いこみでメールを書い ていることもあるはずです。あなたが信じている「常識」が相手には通じない こともありえます。実は、あなたはずいぶん身勝手な事を書いているのかもし れません。
おもわずムカッとくるようなメールを受けとることもあります。でも、条件反 射で怒りのメールを出すのはやめましょう。あなたの読み違いということだっ て多いのです。一晩おいてもう一度相手のメールを読み返し、返事が必要なら ば、気持ちを抑えて返事を書きましょう。
そして、メールを出す前に相手の立場になって読 み返しましょう。